Modification du modèle de règlement CSI de remboursement de frais, concernant les frais de déplacement

Le règlement modèle de la Conférence Suisse des Impôts (CSI) a réajusté pour 2026 le montant forfaitaire maximal de remboursement, par l’employeur, des frais de véhicules aux employés qui passe désormais de 0.70 à 0.75 centimes par kilomètre.

Les montants forfaitaires de remboursement de frais et leur raison d’être

Dans l’exercice de leurs obligations professionnelles cadres et employés sont amenés fréquemment à se déplacer pour le compte de leurs employeurs et encourent dès lors des frais de déplacement. Comme le reconnait le Tribunal fédéral ces derniers ne constituent pas des frais en relation avec l’acquisition d’un revenu imposable (à la différence des frais de déplacement quotidien de leur domicile à leur lieu de travail) mais des frais de représentation (de leur employeur) envers des tiers (clients, prospects, fournisseurs organismes publics etc.) ou des frais nécessaires pour l’accomplissement même de leurs tâches professionnelles (leur travail en tant que tel implique un déplacement). Il est ainsi légitime que leurs employeurs les remboursent. En effet ils ne peuvent rester à la charge de l’employé dans la mesure ou ce dernier les encoure au nom et pour le compte de son employeur. Les entreprises prennent donc légitimement en charge ces dépenses et s’arrangent pour les rembourser à leurs cadres et à leurs employés. Concrètement l’employeur a la possibilité de procéder au remboursement sur une base effective mais également de manière forfaitaire.

Dans l’hypothèse où elles optent pour un défraiement forfaitaire le montant retenu sera minutieusement examiné par les autorités fiscales. En effet ces dernières sont toujours attentives à d’éventuelles confusions entre salaires (imposables) et remboursement de frais (non-imposables). Ainsi, afin de prévenir toute requalification fiscale ou au titre de l’AVS (en tant que salaire imposable auprès de l’employé) des remboursements de frais octroyés, les autorités fiscales ont préféré réglementer les montants forfaitaires maximaux pour ce type de frais. Si l’on évoque ici spécifiquement les frais de véhicules d’autres catégories de frais sont également concernées. Cette réglementation a pris la forme d’un modèle de règlement de remboursement de frais édicté par la Conférence Suisse des impôts (CSI) et repris par les cantons et la Confédération. Ce modèle se fixe deux objectifs : le premier est de définir, pour chaque catégorie de frais, les montants maximaux de remboursement autorisés par les autorités fiscales. Le second est de fournir aux entreprises un règlement modèle qu’elles sont libres ensuite d’ajuster selon leurs besoins.

Un réajustement matériel des montants mais un certain formalisme dans sa mise en place

Régulièrement adapté au fil du temps, de l’inflation et des réformes fiscales, la version 2026 de ce modèle a donc modifié le montant forfaitaire maximal des frais de déplacements professionnels en véhicule privé (article 2.4 du Modèle CSI de règlement des remboursements de frais pour les entreprises et les organisations à but non lucratif): ce montant est fixé dorénavant à 0,75 CHF (en lieu et place e 0,70 CHF) par kilomètre parcouru au maximum.

Dès lors les entreprises qui ont édicté un règlement de remboursement de frais peuvent, si elles le souhaitent, adapter ce règlement au nouveau montant maximal admis. Hélas pour elles, même s’il s’agit d’un pur alignement sur la nouvelle version du règlement modèle CSI, elles devront néanmoins soumettre formellement leur règlement modifié à l’Administration Cantonale des Impôts (ACI) pour validation. Quant aux entreprises qui ne ne connaissent pas de règlement interne de remboursement de frais l’application des maxima CSI les mettra à l’abri de toute fâcheuse requalification fiscale ou AVS sur les montants déboursés.